5 tips voor Microsoft Teams

Klopt! Microsoft Teams wordt tegenwoordig door bijna iedereen  gebruikt. Sinds de coronacrisis is het werken via Teams een gewoonte geworden. Ondanks dat we (deels) weer teruggaan naar kantoor, blijft het een handig communicatiekanaal met veel handige functionaliteiten. Onze productmanager Sterre Verbraak heeft vijf tips voor je.

1.     Upgrade je workflow
De zoekbalk in Teams heeft veel meer functies dan alleen het zoeken van kanalen, gebruikers en bestanden. Je kunt namelijk ook specifieke acties uitvoeren. Typ maar eens “/” in je zoekbalk en zie wat je er allemaal mee kan!

2.     Rechten beperken tijdens een vergadering
Teams is niet alleen goed voor interne communicatie, maar ook voor communicatie met externen. Je wil natuurlijk niet dat iedereen door elkaar gaat praten of zelfs de presentatie overneemt. Om dit te voorkomen kun je deelnemers verschillende rechten geven. Standaard staan alle rechten open. Om dit aan te passen open je het vergaderverzoek in je agenda en klik je op de link “Opties voor vergadering”. Je krijgt nu meerdere opties te zien die je kunt aanpassen naar jouw wensen.

3.     Bewerk een eerder verstuurd berichtje
Heb je per ongelijk te snel op enter gedrukt? Druk 2 keer op de toets “pijltje naar boven” en de cursor gaat terug naar je vorige berichtje waar je gelijk de tekst kunt aanpassen. Wil je een ouder bericht aanpassen, klik dan op het bericht en vervolgens op de drie puntjes en selecteer “Bewerken”.

4.     Deel gespreksgeschiedenis met nieuwe teamleden
Zoals je misschien wel kent van andere applicaties is de gespreksgeschiedenis vaak niet te zien voor nieuwe deelnemers. Bij Teams kun je dit voorkomen. Wanneer je een nieuw lid toevoegt door rechtsboven op de poppetjes te klikken, kun je kiezen of je de geschiedenis wil delen en hoeveel geschiedenis je wil delen. Zo hoef je nooit meer twee keer dezelfde briefing te geven.

5.     Bericht belangrijk of urgent maken
Heb je een belangrijk bericht voor een collega maar kun je hem of haar niet bereiken? Je kunt nu ook een bericht in Teams belangrijk maken of zelfs urgent. Wanneer je een bericht belangrijk maakt, komt er in de chat “belangrijk” boven te staan met een uitroepteken, ook voor de chat komt een uitroepteken te staan. Wanneer je een chat urgent maakt, krijgt de ontvanger gedurende 20 minuten elke 2 minuten een melding van het bericht.

Naast deze vijf tips heb ik nog twee extra bonus tips.

Bonus 1:
Wil je een e-mail delen met je team? Klik in Teams op de drie puntjes in het kanaal van het team en klik op “Haal e-mailadressen op”. Kopieer het adres en verstuur de desbetreffende mail hiernaartoe. Op deze manier ontvangt het hele team de mail.

Bonus 2:
In Teams kun je ook gebruik maken van sneltoetsen. Een aantal handige sneltoetsen zijn:

CRTL+N: Nieuwe chat beginnen
CRTL+Shift+A: Videogesprek accepteren
CRTL+4: Agenda openen

Benieuwd welke sneltoetsen er zijn? Typ /keys of /toetsen in de zoekbalk.
Wil je meer weten over Microsoft Teams? Volg dan de cursus Microsoft Teams.