Teams: samenwerken op afstand

Microsoft Teams is sinds de lancering op 14 maart 2017 het populairste samenwerkings-platform in het bedrijfsleven geworden. Veel mensen werken nu thuis of op afstand en willen goed met elkaar kunnen samenwerken. Vijfhart-docent Remsey Mailjard is Microsoft Certified Trainer en o.a.specialist in Microsoft 365. In dit blog vertelt hij wat werken met Microsoft Teams zo leuk maakt.

Microsoft Teams biedt uitgebreide functionaliteiten. In plaats van fysiek te vergaderen, gebruiken we virtuele samenwerkingstools zoals Zoom en Teams. Microsoft Teams maakt thuiswerken niet alleen makkelijker, maar ook efficiënter en flexibeler. Veel organisaties kiezen Teams als hun belangrijkste communicatiemiddel, omdat het veel meer kan dan e-mail of telefoon. Hieronder lees je wat je allemaal kunt doen met Teams en hoe het je helpt om beter samen te werken.

1. Chat en directe berichten
In Teams kun je chatten met individuen of groepen. Je kunt berichten sturen, bestanden delen en discussies voeren in meerdere threads. Zo houd je gesprekken overzichtelijk. Teams verdeelt gesprekken, bestanden en andere bronnen in kanalen. Elk kanaal gaat over een bepaald onderwerp, project of afdeling. In een kanaal kun je samenwerken door bestanden te delen, documenten samen te bewerken en apps zoals Planner of To-Do te gebruiken voor taken. Je krijgt vaak sneller reactie dan via e-mail.

2. Audio- en videovergaderingen
Met Teams kun je ook bellen of videobellen met teamleden of anderen. Je kunt een vergadering meteen starten of van tevoren plannen. Tijdens vergaderingen kun je je scherm delen, inhoud presenteren en functies zoals live-ondertiteling gebruiken. Dat is handig voor cursussen of workshops.

Je kunt de vergaderingen ook opnemen, zodat je ze later kunt terugkijken. Je kunt ook een eigen achtergrond of een digitale avatar kiezen. Zo maak je vergaderingen persoonlijker en laat je zien wat jij wilt. In de toekomst zal Teams ook AI-functies hebben die de inhoud van je vergadering samenvatten in notulen. Dat bespaart tijd en zorgt dat iedereen de belangrijke punten meekrijgt.

3. Samenwerken aan documenten en andere Office 365 bestanden
Teams werkt samen met SharePoint. Daardoor kun je documenten maken, opslaan en bewerken in Teams. Het maakt niet uit of het Word, Excel, PowerPoint of OneNote bestanden zijn. Meerdere teamleden kunnen tegelijk aan bestanden werken en zien wat er verandert. Zo heb je altijd de nieuwste versies bij de hand. Dat is anders dan bij e-mail waar je langer moet wachten en niet iedereen alle bestanden heeft.

4. Integratie met Microsoft 365 & third-party apps
Teams kan goed overweg met andere apps van Microsoft 365 en van buitenaf. Teams werkt naadloos samen met apps zoals SharePoint, OneDrive, Outlook, OneNote, Power BI, Planner en meer. Zo kun je makkelijk bij al je bestanden en vertrouwde tools komen, zonder Teams te verlaten. Dit maakt Teams een centrale werkplek waar je alles kunt doen. Teams heeft ook een grote App Store met allerlei apps en integraties van anderen.

Je kunt bijvoorbeeld apps zoals Asana, Salesforce of GitHub gebruiken om je werk beter te doen. Je kunt ook apps kiezen die passen bij wat je nodig hebt, zoals projectmanagement, klantrelatiebeheer, tijdregistratie, feedbackverzameling en meer. Heb je andere wensen en vind je geen geschikte app, dan kun je ook zelf apps en workflows maken met het ontwikkelplatform van Teams. Al deze functies zijn beschikbaar in Teams, waardoor je tijd bespaart en overzicht houdt. Je hoeft niet meer allerlei programma’s en websites te openen om je werk te doen. Alles kan in Teams, waardoor je Teams naar eigen wens kunt aanpassen en verbeteren.

5. Gasttoegang
Met Teams kun je ook mensen van buitenaf, zoals klanten, partners of consultants laten meedoen. Zij krijgen dan tijdelijk toegang tot je omgeving en kunnen praten, bestanden delen en samenwerken met je interne team. Het voordeel van gasttoegang is dat de communicatie duidelijk is voor iedereen in het team. Dit is handig als een collega met vakantie is, want dan kan een andere collega het makkelijk overnemen. En iedereen beschikt dan altijd over de nieuwste versie van de bestanden in plaats van een Outlook bijlage.

6. Telefonie
Teams heeft alle functies van Skype overgenomen. Je kunt bellen, telefoonnummers geven aan gebruikers, oproepen aannemen, doorschakelen en zelfs telefonische vergaderingen houden. Met Teams kun je ook bellen naar externe nummers en gebruikmaken van functies zoals voicemail en gespreksopname. Het is een VOIP-oplossing die je bestaande telefooninfrastructuur kan vernieuwen.

7. Livegebeurtenissen
Met Teams kun je livegebeurtenissen organiseren, zoals interactieve presentaties, webinars of grote vergaderingen. Je kunt presentaties live uitzenden naar veel kijkers, die ook vragen kunnen stellen en opmerkingen kunnen plaatsen. Dit kunnen openbare gebeurtenissen zijn waar iedereen vrij kan meedoen of besloten gebeurtenissen, waar iemand zich vooraf moet aanmelden. Dit kan allemaal op afstand en iedereen die een apparaat met internet heeft, kan meedoen.

8. Automatiseren met Power Platform
Teams werkt samen met het Power Platform van Microsoft, zoals Power Apps, Power Automate en Power BI. Daarmee kun je zelf apps maken, workflows automatiseren en gegevensvisualisaties maken die je in Teams kunt gebruiken. Je kunt ook bots gebruiken in Teams om taken te automatiseren, informatie te zoeken en interactieve ervaringen te bieden. Bots kunnen bijvoorbeeld helpen bij het plannen van vergaderingen, het ophalen van rapporten of het geven van antwoorden op veelgestelde vragen. Denk aan een IT-bot die basisvragen van gebruikers beantwoordt. Of een HR-bot die HR-vragen beantwoordt. Dit kan tijd besparen en werk verlichten.

9. Beveiliging en beheermogelijkheden
Microsoft Teams zorgt goed voor je gegevens. Het heeft functies zoals gegevensversleuteling, multifactorauthenticatie (MFA) en gegevensverliespreventie. Teams voldoet ook aan industriestandaarden en regels, waardoor het geschikt is voor organisaties met specifieke eisen. Teams geeft IT-beheerders veel mogelijkheden om Teams te beheren en te beveiligen. Je kunt gebruikers en toegangsrechten beheren, beveiligingsbeleid instellen, gegevensbescherming regelen en rapporten en analyses maken om het gebruik van Teams te volgen en te verbeteren.

Microsoft Teams is meer dan een communicatietool. Het is een compleet samenwerkings-platform dat je helpt om efficiënter, flexibeler en productiever te werken. Met Teams kun je chatten, vergaderen, bellen, documenten delen en bewerken, apps integreren, workflows automatiseren en livegebeurtenissen organiseren. Teams zorgt ook voor de beveiliging en naleving van je gegevens en biedt uitgebreide beheer- en beveiligingsmogelijkheden. Teams is de toekomst van het samenwerken in het bedrijfsleven.

Wil je meer weten over Teams en hoe je het optimaal kunt inzetten voor jouw organisatie? Schrijf je dan in voor een van onze Microsoft Teams gerelateerde cursussen. We hebben een
MS Teams basiscursus voor iedereen die wil leren hoe je Teams kunt gebruiken voor verschillende doeleinden.

Maar ook voor IT-pro’s die Teams moeten onderhouden en beheren, bijvoorbeeld: de cursus Managing Microsoft Teams (MS-700) of Microsoft Collaboration Communications Systems Engineer (MS-721) . Zo haal je het beste uit Teams en kun je (nog) beter samenwerken met je collega’s, klanten en partners.

Vijfhart, dat klopt voor jou!